Beschäftigung von Mitarbeitern

Vor Beginn der Beschäftigung

• Bewerbungen ablehnen
  Achten Sie auf eine neutrale Formulierung, zB „Die Stelle ist bereits vergeben“. Schädlich wäre eine Formulierung wie zB „Wir haben uns für eine Dame entschieden, die unseres Erachtens besser für die Stelle geeignet ist“.
• AMS Förderungen beantragen
  Wenn das AMS die Beschäftigung fördert, muss der entsprechende Antrag vor Anmeldung des Dienstverhältnisses bei der ÖGK gestellt werden.
• Anmeldung der Beschäftigung bei der ÖGK
  Jedes Dienstverhältnis (auch ein freies Dienstverhältnis) muss vor Arbeitsbeginn elektronisch bei der ÖGK angemeldet werden. Im Downloadbereich finden Sie ein Formular, welche Daten für die Anmeldung erforderlich sind. Für das Setup der erforderlichen Beitragskonten sind mitunter einige Tage einzurechnen. Nehmen Sie daher frühzeitig mit Ihrem Berater bzw. Ihrer Beraterin Kontakt auf.

Während der Beschäftigung

• Dienstzettel aushändigen / Dienstvertrag vereinbaren
  Zwingend vorgeschrieben ist die Aushändigung eines Dienstzettels, in dem die wesentlichen Grundlagen für das Dienstverhältnis festgehalten sind. Insbesondere sind dies die Arbeitszeit, ein Probemonat, der Arbeitsort, der anzuwendende Kollektivvertrag, die Einstufung in die Beschäftigungsgruppe sowie das Entgelt, der Urlaubsanspruch, anzurechnende Vordienstzeiten und Kündigungsbestimmungen.
  Im Dienstvertrag sind die Inhalte ähnlich, allerdings werden diese durch den Vertrag mit dem Dienstnehmer bzw. der Dienstnehmerin vereinbart, sodass beide Vertragsparteien an die Vereinbarung gebunden sind. Beim Dienstzettel bestätigt der Dienstnehmer bzw. die Dienstnehmerin lediglich den Empfang des Dokuments, erklärt dadurch aber nicht das Einverständnis zum Inhalt.
• Arbeitszeit-Aufzeichnungen führen
  Für jedes Dienstverhältnis sind Arbeitszeit-Aufzeichnungen zu führen. Diese beinhalten die Beginn- und End-Zeit der tatsächlichen Arbeitszeit sowie die Unterbrechungen bzw. Pausen. Toilettenbesuche erfolgen während der Arbeitszeit, die Zeit zB für das Rauchen einer Zigarette ist keine Arbeitszeit.
  Sofern im Dienstvertrag fixe Arbeitszeiten und Pausen vereinbart sind, müssen nur die Abweichungen dazu aufgezeichnet werden.
• Aushändigung Monatsabrechnung
  Die monatliche Lohn-/Gehaltsabrechnung muss den Dienstnehmern/-innen entweder elektronisch oder als Ausdruck zur Verfügung gestellt werden.
• Arbeitsunfähigkeitsmeldungen einfordern
  Während des Krankenstands haben Dienstnehmer/-innen Anspruch auf das vereinbarte Entgelt. Dieser Anspruch ist zeitlich begrenzt, reicht von 10 bis 16 Wochen und wird bei Ausschöpfen der Anspruchsdauer von der ÖGK übernommen.
  Damit Sie als Dienstgeber/-in im Falle eines Langzeit-Krankenstands nicht über Gebühr in Anspruch genommen werden, sollten Sie auch für einzelne Arbeitsunfähigkeitstage eine ärztliche Bestätigung derselben verlangen.
• Urlaub ist Vereinbarungssache
  Dienstnehmer/-innen haben laut Gesetz üblicherweise Anspruch von 5 Wochen Erholungsurlaub pro Arbeitsjahr (=Beschäftigungsbeginn bis Tag davor im nächsten Jahr). Das Abhalten des Urlaubs ist zu vereinbaren. Ein einseitiger Urlaubsantritt kann nicht erzwungen werden, dementsprechend kann auch (mit wenigen Ausnahmen – zB Betriebsurlaub) kein Urlaubsverbrauch angeordnet werden. Nur ein länger als 3 Tage dauernder Krankenstand unterbricht den Urlaubsverbrauch.
• Überstunden untersagen bzw. anordnen
  Üblicherweise können Dienstnehmer/-innen nicht selbst über die Notwendigkeit von Überstunden entscheiden. Im Dienstvertrag sollte daher vereinbart werden, dass Überstunden nur nach vorheriger Genehmigung geleistet bzw. solche durch den Dienstgeber / die Dienstgeberin angeordnet werden können.

Beendigung der Beschäftigung

• Dienstgeberkündigung, Dienstnehmerkündigung, einvernehmliche Auflösung
  Bei den beiden Kündigungsvarianten erklärt jeweils eine Partei den Willen zur Beendigung des Dienstverhältnisses. Die Kündigungsfristen und -Termine sind einzuhalten. Der Kündigungstermin ist der letzte Arbeitstag, die Kündigungsfrist ist der einzuhaltende Zeitraum zwischen Aussprache der Kündigung und dem Kündigungstermin. Kündigungen sind erst wirksam, wenn sie der jeweils anderen zugegangen/zugestellt wurden. Nachdem dafür üblicherweise Schriftlichkeit vereinbart wird, empfiehlt sich der Versand als eingeschriebener Brief oder die Übergabe unter Beiziehung von Zeugen.
• Entlassung, vorzeitiger Austritt
  Unter gewissen Voraussetzungen, zumeist bei vorangegangenem, erheblichen Fehlverhalten können Dienstnehmer/-innen (fristlos) entlassen werden oder selbige den berechtigten vorzeitigen (sofortigen) Austritt erklären. Damit diese Arten der Auflösung von Dienstverhältnissen rechtlich haltbar sind, ist eine Dokumentation des Fehlverhaltens unumgänglich.
• Endabrechnung und Unterlagen
  In der Endabrechnung sind alle anteiligen Ansprüche abzurechnen. Hierzu zählen insbesondere auch die Abrechnung des Urlaubs- und Weihnachtsgeldes, sowie Zeitguthaben sowie unverbrauchte Urlaubstage. Die restlichen Urlaubstage werden dabei anteilig vom Beginn des Arbeitsjahres bis zum Kündigungstermin abzüglich verbrauchter Urlaubstage und zuzüglich eines etwaigen Rests aus dem vorigen Arbeitsjahr ermittelt. Mit der Endabrechnung sind auch das Dienstzeugnis, die Abmeldebestätigung von der ÖGK sowie der Jahreslohnzettel zu übermitteln.

Für weitere Details zur Beschäftigung von Mitarbeitern stehen wir Ihnen gerne telefonisch oder bei einem persönlichen Termin zur Verfügung.